Demandas
Antes de buscar um sistema de gestão, enumerei algumas demandas importantes para aumentar a eficiência da minha rotina no consultório.
A primeira delas foi a integração, tendo em vista que eu tinha um aplicativo para o agendamento de pacientes, outro para emissão de nota fiscal, outro na nuvem para anotações e realizava as cobranças de maneira manual, sem um controle satisfatório. Tinha a exigência de que o sistema me entregasse uma qualidade, no mínimo, equivalente à de cada aplicativo em todas essas tarefas.
A segunda é a automação, já que os sistemas de gestão estão começando a oferecer cada vez mais uma economia de tempo. Nesse aspecto, a Tivita se diferenciou pela facilidade para emitir notas fiscais, algo que explicarei melhor adiante.
Por último, mas não menos importante, tinha a demanda de um sistema que ajudasse na cobrança de pacientes, uma tarefa que consome tempo e paciência para a maioria dos psicólogos.
Período de teste e migração
Ao escolher o sistema da Tivita, tive o auxílio de várias pessoas, cada uma para uma função específica.
A primeira me ajudou na introdução do sistema, no cadastro e na migração dos pacientes. Aprendi a usar as principais funcionalidades numa reunião do Meet e depois migramos o nome, celular, CPF e endereço de todos os pacientes para a plataforma. É possível cadastrar dados do responsável financeiro para a nota fiscal.
Depois, tive contato com outro nome, que me ajudou na personalização da nota fiscal e com o prontuário. Na verdade, não estruturo o texto do meu prontuário e, portanto, não precisei de auxílio com isso. Há uma seção onde é possível anexar documentos (como laudos, relatórios e atestados), permitindo que você concentre todas as informações sobre cada paciente num só lugar. Cheguei a tentar passar meu papel timbrado em .doc para a plataforma e editar o documento lá, mas não funcionou.
Como eu tinha um certificado digital em token, precisei adquirir o A1 para CNPJ para enviar para eles. Consegui com um parceiro da Tivita a um valor acessível. O ponto positivo do período de teste é que ele só começa quando a plataforma está funcionando completamente, inclusive a emissão de nota fiscal.
Minha experiência e dos meus pacientes com o sistema
Um aspecto importante para a experiência do usuário é a interface limpa e amigável da Tivita. O agendamento é bem fácil e rápido, sendo possível escolher sobre a notificação para o paciente. Quando você escolhe o atendimento online, o sistema já gera um link no Google Meet, que fica disponível no agendamento e na notificação. É possível configurar a notificação para cada paciente e para cada agendamento. O sistema sincroniza a agenda com a do Google Agenda automaticamente. Bloqueios da agenda do Google também são sincronizados com a agenda da Tivita.
É possível cobrar atendimentos realizados ou fazer uma cobrança avulsa. Cada cobrança gera um link de pagamento, que é enviado ao paciente pelo WhatsApp como "Tivita para pacientes". É preciso avisá-los para que não suspeitem de um golpe. Quando o paciente me pagou pelo link, o dinheiro foi para uma conta do FitBank aberta em meu nome pela Tivita. Uma vez identificado o pagamento, a Tivita repassa o valor para a minha conta cadastrada, emite e envia a nota fiscal. Posso dizer que esse é o ponto alto do sistema. Detalhe importante: sem custo pela cobrança (até agora).
Melhorias e suporte
Uma das propagandas da Tivita é estar sempre em evolução. De fato, foram receptivos quando eu fiz sugestões, mas vou reforçar aqui os pontos que podem melhorar:
- O agendamento poderia ser feito clicando no horário, como é possível fazer na agenda do Google. Isso pouparia ter que preencher algumas informações.
- A nota fiscal disponível em formato PDF, e não apenas em JPG.
- Poderiam importar as notas do mês em formato XML, compactadas num arquivo, uma demanda de vários contadores. A minha contabilidade já faz esse processo. Portanto, não é uma questão para mim.
- Exportar partes do prontuário em formato texto (TXT ou DOCX, por exemplo) seria algo extremamente útil, se considerarmos que precisamos frequentemente usar as anotações para produzir documentos.
- A maior melhoria seria um aplicativo para celular (recorrer à tecnologia Flutter ou React Native, por exemplo, seria melhor que realizar as tarefas no navegador do celular).
Outro ponto positivo é o suporte. Ainda que levando algum tempo para responder, sempre foram resolutivos e atenderam as minhas queixas a contento. Como é um sistema novo, passa por muitas mudanças e está sujeito à instabilidade, por isso mesmo é importante que o usuário se sinta seguro com o suporte.
Preço e concorrência
O valor da Tivita para pequenos consultórios é R$ 6,99 por paciente ativo atualmente. É interessante para quem tem poucos pacientes e, mesmo para quem tem um número maior, compensa porque não há custo adicional para a cobrança. Existem vários outros sistemas, mas recentemente explorei um pouco do PsicoManager e conversei com uma usuária do Doctoralia. Na minha opinião, faltou ao Psicomanager uma interface mais amigável e, apesar da mensalidade mais barata, eles cobram pelo PIX e pelo saque (que é transferência para a sua conta). A Doctoralia é modular e tem valores para cada módulo contratado, inclusive o marketing. Na época que me ofereceram, achei o valor alto e não tinham todas essas funcionalidades.
Conclusão
A minha experiência com a Tivita tem sido muito boa e assim também percebo que tem sido para os meus pacientes.
As minhas demandas por integração, automação e cobrança foram atendidas satisfatoriamente até agora. Acredito que muitos psicólogos e outros profissionais da saúde devem ter uma experiência boa, principalmente pelo suporte competente que eles oferecem.
É claro que ainda devem investir em melhorias (e deixei minhas sugestões) nos próximos meses e anos, já que a concorrência nessa área está aumentando dia após dia. Porém, pelo que observei na concorrência, a Tivita oferece mais vantagens e com planos bem acessíveis.
Observação: este post NÃO é patrocinado.